Det er stadig økende forventinger fra politikere, innbyggere og næringslivet om mer deling av data. For at forvaltningen skal kunne levere kunnskap i form av data på en forsvarlig, sikker og samtidig enkel måte, må vi være i stand til å beskrive hva vi har. Data kan beskrives i form av en datakatalog (se Felles datakatalog), men dataene har også en betydning, som kan endre seg avhengig av hvilken kontekst de brukes i.
Det er derfor en forutsetning at vi beskriver, og gjør tilgjengelig betydningen av informasjonen vi har lagret i registre, saksbehandlingssystemer og i forvaltningspraksis, slik at offentlig sektor kan dele denne kunnskapen og samtidig tilrettelegge for gjenbruk av den på tvers av tjenestene som inngår sitt samfunnsoppdrag.
Flere og flere virksomheter jobber nå systematisk med begrepsarbeid, og de siste årene har det også blitt lagt ned betydelig arbeid i felles standarder for å beskrive begreper og å tilgjengeliggjøre disse. Med standarder på plass på definisjons og begrepsanalyseområdet, blir det enda lettere å dele virksomhetens fortolkning av informasjonen den forvalter. Et neste skritt på veien mot “kun én gang” er at virksomhetene deler sine begreper i én felles begrepskatalog.