Bakgrunn, føringer og effekter

Felles offentlig informasjonsforvaltning

Beslutninger i offentlig sektor tas på grunnlag av informasjon innhentet fra brukere, tredjeparter og fra andre offentlige virksomheter. Med god dokumentering av hvilken informasjon den enkelte offentlige virksomhet forvalter og åpne APIer som gir tilgang til selve dataene, kan andelen som brukerne selv rapporterer inn gradvis reduseres.

Tiltak over flere trinn

Tiltakene innen informasjonsforvaltning plasserers ofte i følgende “ambisjonstrapp” hentet fra Difis sider om informasjonsforvaltning:

• Tilrettelegge - “Orden i eget hus”

Skaffe oversikt over den informasjon som virksomhetene forvalter = beskrive denne på en enhetlig måte gjennom begrepsarbeid og gode definisjoner, samt vise sammenhenger gjennom informasjonsmodeller. Synliggjøre beskrivelsene for andre i form av datasett som blir publisert i en felles datakatalog. Herunder beskrivelser av kvalitet, opprinnelse/kontekst, lovgrunnlag, behandlinger og vedtak.

• Tilgjengeliggjøre oversikten

Beskrive hvordan data som er beskrevet i datasettene kan nås og anvendes – i en maskinlesbar og automatisert form – via en felles API-katalog. Også for data der tilgangen er begrenset (ikke åpne data), men som likevel kan nås dersom nærmere vilkår er oppfylt (hjemmel, registreringer, betalinger osv)

• Anvendelse - kun én gang (“Once only”)

Etter hvert som oversiktene blir mer komplette og katalogene fylles opp av virksomhetene, vil det være grunnlag for mer automatisert gjenbruk og viderebruk av data, og mulig å nå målet om at informasjon bare skal innhentes én gang (deretter gjenbrukes).

Føringer

Digitaliseringsrundskrivet er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger om digitalisering i offentlig sektor. Rundskrivet gir følgende anbefaling: “Den enkelte virksomhet bør synliggjøre data som de er i stand til å dele med andre i Felles datakatalog og på data.norge.no.”

Effekter

Effektene av arbeidet med informasjonsforvaltning gjennom disse tiltakene vil blant annet være økt datakvalitet - felles definisjoner/forståelse og mere sanntidsdata. Dette vil igjen åpne for at rapporteringsplikter (skjema) kan reduseres i antall og omfang.

Videre vil mer av rapporteringen kunne foregå med utgangspunkt i maskinelle og automatiserte løsninger (uttrekk og høsting av oppdaterte og riktige data basert på modeller). Herunder en bedre integrasjon mot andre eksisterende løsninger og muligheter for mer samhandling slik at rapporteringene rettes mot brukernes egne prosesser (brukerorientering).

Med bedre beskrivelser og maskinlesbarhet vil det også ligge mer til rette for analyser av data og anvendelser innen kunstig intelligens (AI), noe som ytterligere styrker mulighetene for innovasjon. Både i form av mer bruk av sanntids informasjon og i form av sammensatte brukerorienterte tjenester.

På sikt kan det også føre til at noen rapporteringsplikter forsvinner fordi data fanges i det de oppstår og følger gjennom hele prosesser (sensorer – “tingenes internett”, transaksjoner – bestilling, kjøp/salg, fakturering, regnskap…)

Arbeidet med informasjonsforvaltning resulterer altså i et helt annet mulighetsrom når det gjelder anvendelse av data. Enten dette gjelder gjenbruk i rapporteringssammenheng eller innovasjon og nye forretningsområder. Det er gjort mange forsøk på å beskrive verdien av en slik effektiv bruk av data, f.eks. i USA (McKinsey) og EU, og dette beløper seg til mange milliarder. Uansett, det forutsetter at informasjonen er beskrevet og tilgjengeliggjort – i vårt tilfelle blant annet at de felles katalogene blir fylt med innhold.